Liferay Social Office è uno strumento per il lavoro di gruppo, con esso è possibile coordinare calendari e orari, collaborare su documenti, discutere nei forum, documentare il tutto in un wiki, e altro ancora. Liferay Social Office è uno strumento di collaborazione che è stato progettato per rispondere alle esigenze dei gruppi di lavoro che lavorano insieme su progetti condivisi, fornendo al tempo stesso tutti gli strumenti necessari per la loro attività in modo più efficiente e più facilmente di prima. L’aspetto da sottolineare è che tutte le discussioni e le collaborazioni hanno come denominatore comune l’attività del gruppo.

L’ambiente di collaborazione su web utilizzato da Regione Toscana è stato sviluppato a partire dal software open source “Liferay Social Office” personalizzandone alcune funzioni e inserendone di nuove per far fronte alle esigenze specifiche dell’amministrazione regionale; per esempio l’integrazione con il sistema ARPA per l’autenticazione profilata attraverso la CNS, la gestione documentale e l’alberatura delle comunità. La comunità è la parte di struttura di social office che contiene tutto il resto.
Tutte le pagine contenute in Social Office fanno parte di una comunità. Gli utenti possono essere membri di una o più comunità, per richiesta o su invito, e una volta che sono membri è possibile per loro utilizzare tutte le funzionalità della comunità, nonché di ricevere la notifica delle varie attività.

La comunità, in ultima analisi, diventa la chiave per una buona collaborazione in Social Office, perché ogni comunità contiene il suo calendario, la propria raccolta di documenti, Wiki, Blogs, Forum, e annunci. Tutti questi strumenti consentono ai membri di una comunità di comunicare efficacemente con gli altri.